Pour cette innovation, la Ville s’est vu remettre l’un des trophées des technologies éducatives avec Mention spéciale du jury dans la catégorie Collectivités au Salon Educatec-Educatice (salon professionnel de l’Education) le 21 novembre à Paris.
Le fruit d’une année de travail
Tout au long d’une année scolaire, le service scolaire/périscolaire et les dix directeurs d’écoles maternelles et élémentaires se transmettent des documents, transfèrent des fichiers et des dossiers qui nécessitent des envois de documents par courrier, des courriels d’information, des appels téléphoniques…. Ces procédures étant lourdes, lentes et se heurtant à des problèmes de mise à jour, le service scolaire/périscolaire a réfléchi à un nouveau procédé moderne. Il s’agissait de gagner en efficacité et de faire la part belle à la dématérialisation.
WEB ECOLES a donc été pensé comme un lieu unique où sont centralisées toutes les informations et les ressources des directeurs d’écoles. Il permet de faire le lien vers différents services de la ville. Il a pour vocation d’être la boîte à outils des directeurs. Ce portail répond à leurs besoins et contraintes pour le bon fonctionnement de l’école. Il permet une recherche et un partage efficace des informations avec réactivité et fluidité d’utilisation ; il répond à la contrainte constante de mise à jour des informations.
Cette plate-forme, réalisée en interne par Sylvain Giorgetti, webmaster au service communication de la Ville, a été conçue « sur mesure » en fonction des besoins de fonctionnement émis par le service scolaire/périscolaire lors de leurs échanges avec les directeurs.
Catherine Revil-Baudard et Charlène Kolb, responsables de ce service ont décidé ensemble de la constitution de l’arborescence thématique. En résumé, le site se compose d’une page d’accueil permettant d’accéder aux actualités et à diverses rubriques (inscriptions scolaires, vie de l’école, logistique, informatique, FAQ). Les directeurs peuvent ainsi puiser toutes les informations et documents qui leur sont nécessaires comme les bons de commande, les factures, les circulaires etc.
Les principaux objectifs et atouts du projet
Le projet WEB ECOLES a permis d’atteindre les objectifs suivants :
- Favoriser des échanges écoles-Ville efficaces et réactifs
- Permettre un travail collaboratif (partenariats interne et externe) et interactif
- Apporter un support au travail administratif des directeurs d’écoles
- Permettre une recherche et un partage efficaces des informations
- Simplifier les démarches administratives
Une phase test avec deux directeurs d’école (l’un à la tête d’un groupe scolaire et l’autre nouvellement affecté sur la commune) est en cours depuis septembre 2013.
Pour l’heure, les deux directeurs apprécient l’arborescence adaptée à leur fonctionnement, la facilité/rapidité avec laquelle ils ont pu prendre en main l’outil, et le gain en efficacité.
De son côté, le service scolaire constate déjà une transmission des informations plus complète dans des délais mieux respectés, un traitement des informations reçues plus rapide, plus d’interactivité, et une mise à jour plus rapide, ce qui permet d’adapter en permanence le contenu.
Pour tous, WEB ECOLES présente plusieurs atouts :
– un accès à des documents régulièrement mis à jour, à des formulaires harmonisés pour diverses demandes au service scolaire
– un gain de temps pour le service scolaire/périscolaire et les directeurs d’école
– le partage des dates de sorties, de classes vertes, ou kermesses … Les services périscolaires sont ainsi prévenus.
– le partage des expériences et des bonnes pratiques
La phase test s’achèvera fin décembre 2013. Cette étape aura permis d’évaluer le dispositif et d’apporter d’éventuelles améliorations avant le lancement du projet sur l’ensemble des écoles en janvier 2014.
Source : service communication de la ville d’Illkirch-Graffenstaden
Photo, de gauche à droite : l’équipe service scolaire de la Ville Charlène Kolb, Chantal Laeuli-Merle et Catherine Revil-Baudard
